Privacy Policy

Weiter unten befindet sich eine deutsche Fassung

At the European Film Academy e.V. (“EFA”), we take protecting your privacy and the personal data you provide us very seriously. We therefore attach great importance to ensuring that your data is secure and that data processing complies with applicable data protection regulations, in particular the General Data Protection Regulation (“GDPR”). Furthermore, we implement technical and organisational measures to ensure that your data is optimally protected against unauthorised access by third parties.

This data protection information applies to the following EFA websites
https://www.europeanfilmacademy.org

I.    GENERAL INFORMATION

1.    Operator and company data protection officer

The responsible operator of this website (https://www.europeanfilmacademy.org/) within the meaning the General Data Protection Regulation (“GDPR”) and other data protection laws of the Member States of the EU and other data protection-related regulations is:

European Film Academy e.V.
Kurfürstendamm 225, 10719 Berlin
Phone: +49 (0) 30 887 167 0
E-mail: efa(at)europeanfilmacademy.org

The data protection officer of the website-operator referred to above is Rainer Pyls. He may be contacted using the contact details provided above as well as at privacy(at)europeanfilmacademy.org.
Below, we will provide you with information about the collection and processing of your personal data during and subsequent to your use of our website. Personal data comprise individual details about personal or factual circumstances of an identified or identifiable natural person, e.g. name, postal address, e-mail addresses, IP addresses, user behaviour, etc.

2.    Scope of personal data processing
We collect and process personal data of our users only as far as this is necessary for the provision of a functional website and our contents and offers and as described below.

3.    Legal basis for data processing
The processing of personal data is only lawful if there is a legal basis for the processing. Without limitation, the legal basis for processing pursuant to Art. 6(1)(a)-(f) GDPR may include:
•    Consent pursuant to Art. 6(1)(a) GDPR. Consent means any freely given, specific, informed and unambiguous indication of the affected person’s wishes by which they, by a statement or by a clear affirmative action, signifies agreement to the processing of personal data relating to them.

•    Necessity to fulfil the contract or to carry out preparatory measures in accordance with Art. 6(1)(b) GDPR, i.e. the processing of your data is necessary so that we can fulfil legitimate contractual obligations in relation to you or to prepare the conclusion of a contract with you.

•    Processing for the fulfilment of legal obligations pursuant to Art. 6(1)(c) GDPR, i.e. the processing of data is prescribed by law or other regulations, for example.

•    Processing for the protection of the affected person’s vital interests in accordance with Art. 6(1)(d) GDPR.

•    Processing for the protection of legitimate interests in accordance with Art. 6(1)(f) GDPR, i.e. processing is necessary for the purposes of our legitimate interests or those of a third party, except where such interests are overridden by your interests or fundamental rights and freedoms which require protection of personal data, in particular where the affected person is a child.

4.    Rights of affected persons
You are entitled to the following rights with regard to data collection and processing by us in accordance with the articles of the General Data Protection Regulation listed in each case:
•    Right to information pursuant to Art. 15 GPDR
•    Right to rectification in accordance with Art. 16 GPDR
•    Right to erasure (“right to be forgotten”) in accordance with Art. 17 GPDR
•    Right to restriction of processing in accordance with Art. 18 GDPR
•    Right to data portability in accordance with Art. 20 GDPR
•    Right to object in accordance with Art. 21 GPDR
Without prejudice to any other administrative or judicial remedy, you have the right to lodge a complaint with a supervisory authority, in particular in the Member State of your habitual residence, place of work or place of the alleged infringement if you consider that the processing of personal data relating to you infringes your rights to privacy pursuant to the GDPR.

5.    Data erasure and storage period
The personal data of the affected person will be blocked or deleted as soon as the purpose for retaining such data ceases to apply. Notwithstanding the generality of the foregoing, data may be stored if required by Union or Member State law to which we are subject. Data will also be blocked or deleted if a retention period prescribed by the aforementioned laws and regulations expires, unless there is a need for further storage of the data for the conclusion or fulfilment of a contract.

II.    DATA PROCESSING ON OUR WEBSITE

1.    Data collection when visiting the website

Every time you visit our website, our system automatically collects data and information from the computer system of the computer from which access is made:

a)    Scope of data processing
When you visit our website, our web server collects and stores the following data:

•    Information about the browser type and version used
•    URL accessed
•    The user’s operating system
•    The user’s Internet Service Provider
•    The user’s IP address
•    Date and time of the access
•    The websites from which the user's system accesses our website
•    The websites accessed by the user's system via our website

The data is also stored in the log files on our system. This data is not stored together with other personal data of the user.

This data is stored on rented servers at Hetzner Online GmbH, which are maintained on our behalf by the systematrix Service UG (limited liability). The servers are located within the European Union.

b) Legal basis
The legal basis for processing this data is Art. 6 (1) (f) GDPR.
The legitimate interest within the meaning of Art. 6(1)(f) GDPR comprises our interest in the functionality of our website and its availability.

c) Purpose of data processing
Temporary storage of IP address by the system is necessary to enable delivery of the website to the user's computer. The user’s IP address must remain stored for the duration of the session for this purpose.
The data are stored in order to ensure the website's functionality. In addition, the data aids us in optimizing the website and ensuring the security of our information technology systems. No analysis of this data is conducted for marketing purposes in this context.

d) Storage period
The log files are deleted after seven days, unless it is necessary to keep the data for the aforementioned purpose in light of specific events.
Storage for longer periods is possible. In this case, the IP addresses of the users will be deleted or altered so that it is no longer possible to assign them to a specific user.

e) Options for objection and deletion
The collection of data for the provision of the website and storage of data in log files is absolutely necessary for the operation of the website. Consequently, the user has no right of objection.

2.    Membership account
a)    Scope of data processing

As a member of the European Film Academy e.V. you have access to the password-protected members’ area ("EFA Members' Area") of our website. To access this area, you must log in with your e-mail address and your personal password.

In the members’ area, you can take part in board and presidential as well as film votes (nomination and prize-winner votes), in votes on amendments to the statutes and in application procedures for the board. You can register there to take part in the European Film Awards ceremony. You have the possibility to view your membership fee account, including your membership fee invoices.

In the members’ area we also offer you access to your personal member profile, in which your personal data from the registration form for membership is stored: First name and last name, membership category, country for voting. You have the option of adding the following information to your personal data in your personal member profile: Title, e-mail address, telephone number, postal address. Optionally you can upload a profile picture of yourself and enter the following data: Biography or filmography. You can also specify whether your member profile can only be viewed by members who are logged in or in the public area of the website. If you opt for your profile to be viewed in the public area of the website, your member profile will be displayed in a changing preview window under the heading "EFA Member" and can be viewed in detail by the users of our website there and under the menu item "European Film Academy" under the heading "Members".

We use your e-mail address as part of a member e-mail distribution list, for sending invitations to general assemblies, for participation in various online elections (board elections, presidential elections, film votes), for votes on amendments to the articles of association or other items of decision as well as for invitations to the European Film Awards and for invitations to apply for board positions. We also use your e-mail address for sending general member information, for sending the newsletter (EFA eNews) and the EFA magazine "CloseUp".

Member e-mails, the newsletter (EFA eNews) and the EFA magazine "CloseUp are sent via a server rented from Hetzner Online GmbH, which is maintained by systematrix Service UG (limited liability) on our behalf. The server is located within the European Union. Your personal data will not be processed by Hetzner Online GmbH or systematrix Service UG (limited liability).

If you have forgotten your personal password, we offer you the possibility to reset your password by entering your membership number or your e-mail address stored in the member profile. When using this function, we will send you, to the e-mail address stored in your member profile, a link to the section of the members’ area where you can create your personal password.

b)    Legal basis
The processing of your personal data of your member account is generally based on the necessity to fulfil a contract in accordance with Article 6(1)(b) GDPR. The contractual relationships comprise primarily the membership relationship with the association and participation in elections, votes, applications and events.
If personal data is collected without the processing being necessary for the fulfilment of the contract, the processing shall be based on consent in accordance with Art. 6(1)(a) in conjunction with Art. 7 GDPR.

c)    Purpose of data processing
Personal data is processed for the carrying on of the membership relationship. We use your e-mail address to contact you electronically for information purposes. Especially for invitations to general assemblies, for participation in various online elections (board elections, presidential elections, film votes), for votes on amendments to the statutes or other subjects for decision as well as for invitations and for registration for the European Film Awards and for invitations to apply for board positions.

d)    Storage period
Subject to any applicable legal retention periods, your data will be stored until you delete it from your personal member profile. You can also completely delete your personal member profile at any time.

e)    Options for objection and deletion
The user can delete a personal member profile created by them at any time, or may revoke their consent to the processing of stored personal data or to object to further use. An objection or revocation of consent automatically leads to a deletion of the personal member profile and all data stored in it.

3.    Newsletter
a)    Scope of data processing

You may subscribe to a free newsletter (EFA eNews) on our website with which we inform you once or twice a month on average during the year about the European Film Awards, the various activities, projects and further training activities of the European Film Academy. In addition, the EFA eNews discusses current social and film policy issues. As a recipient of the newsletter, you will automatically also receive the EFA magazine "CloseUp" twice a year. When subscribing to the newsletter, the data from the registration form will be transmitted to us. In addition, the date and time of registration for the newsletter and the IP address used will be stored. As part of the double opt-in confirmation process for your newsletter subscription, the date and time at which you click the confirmation link for the newsletter subscription and the IP address used will also be stored.

The newsletter (EFA eNews) and the EFA magazine „CloseUp“ are sent to your e-mail address via a server rented from Hetzner Online GmbH, which is maintained by systematrix Service UG (limited liability) on our behalf. The server is located within the European Union. Your personal data will not be processed by Hetzner Online GmbH or systematrix Service UG (limited liability).

b)    Legal basis
The legal basis for processing the data when registering for the newsletter is the consent provided during the registration process pursuant to Art. 6(1)(a) GDPR.

c)    Purpose of data processing
The purpose of storing e-mail addresses is to permit contact by electronic means for information purposes. The date and IP address of the registration as well as the confirmation of the registration are recorded in order to document consent to receiving the newsletter in a conclusive manner and to prevent misuse.
The information is shared with the service provider for the purpose of sending the newsletter in bulk.

d)    Storage period
If you have expressly consented to receiving the newsletter, we will only delete or block the e-mail address for newsletter mailing after you have revoked your consent. The data collected in connection with the confirmation of the newsletter subscription will be stored for the same period of time.

e)    Options for objection and deletion
You can revoke your consent to the use of your e-mail address for receiving our newsletter at any time, and without giving reasons, with effect for the future. You will not incur any costs other than fees charged by your telecommunications provider. You can either click on the link at the end of each newsletter or send your revocation to the mailing address stated at the beginning of this Privacy Policy or at newsletter(at)europeanfilmacademy.org. In the event of revocation by post or e-mail, erasure or blocking may take up to 5 working days; newsletters may still be sent during this period.

4.    Contact page
a)    Scope of data processing

Under the heading "Contact”, we offer the ability to contact via email link. In this case, the user's personal data that is transmitted along with the email will be stored.

b)    Legal basis
The legal basis for the processing of data transmitted in the course of sending us an e-mail is Art. 6(1)(f) GDPR. The legitimate interest within the meaning of Art. 6(1)(f) GDPR comprises our interest in responding to user inquiries.

c)    Purpose of data processing
The purpose of data storage is making contact at the request of the website user.

d)    Storage period
The data will be stored for as long as it is necessary to process the request or the subsequent conversation. Insofar as these represent commercial letters subject to retention obligations in accordance with commercial and tax law, they will also be stored for the applicable statutory retention period.

e)    Options for objection and deletion
Users have the option at any time to revoke their consent to the processing of personal data or to object to the further use of such data. A user who has contacted us by e-mail may object to the storage of their personal data at any time. The data can only be erased if there is no legal retention obligation; in this case, however, the data will be blocked for any other use. In such cases, the conversation cannot be continued.

5.    Use of cookies
a)    General information about cookies

In addition to the aforementioned data, cookies are stored on your computer when you use our website. Cookies are small text files that are stored on your hard disk in association with the browser you are using and by which the body which sets the cookie receives certain information. Cookies cannot run programs or deliver viruses to your computer. They serve to make the website more user-friendly and efficient.
This website and our services use the following types of cookies, the scope and functionality of which are explained below:

–    Transient cookies
–    Persistent cookies

Transient cookies are automatically deleted when you close the browser. These include session cookies in particular. These store a so-called session ID with which various requests from your browser can be assigned to the common session. This allows your computer to be recognised when you return to our website. Session cookies are deleted when you log out or close the browser.

Persistent cookies are automatically deleted after a specified period which may differ depending on the cookie in question. You can delete the cookies at any time using your browser's security settings.

You can configure your browser settings as desired and, for example, refuse to accept third-party cookies or all cookies. So-called “third party cookies" are cookies set by a third party, therefore, not by the actual website you are currently visiting. Please note that by deactivating cookies you may not be able to use all functions of this website.

6.    Google Analytics
a)    Scope of data processing

Our website uses Google Analytics, a web analysis service provided by Google Inc. ("Google"). This software collects information about how you use the website and uses it to generate various statistics. Without limitation, usage data collected includes the specific selection of links, the length of stay on individual pages and the sequence of use of the website as well as the frequency of page visits. This data is collected together with your IP address. The IP address provided by your browser as part of Google Analytics will not be combined with other data from Google.

Google Analytics uses “cookies” which are text files that are stored on your computer and enable to analyse how you use the website. As a rule, the information generated by the cookie about your use of the website will be transmitted to and stored by Google on servers in the United States. We have activated IP anonymisation on our homepage, i.e. Google will shorten your IP address within Member States of the European Union or in other states party to the Agreement on the European Economic Area before transmission to the United States.

Only in exceptional cases will the full IP address be transmitted to a Google server in the United States and shortened there. Google describes its data processing operations under the following link https://www.google.com/policies/privacy/.

b)    Legal basis
The legal basis for processing personal data in connection with the use of the website is Art. 6 (1)(f) GDPR. The legitimate interest within the meaning of Art. 6(1)(f) GDPR comprises our interest in the customer-focused design of our website that both meets the needs of the users and takes their usage preferences into account. The legal basis for transferring data to Google is provided by Art. 28(3), Art. 45(3) GDPR. The service provider is certified under the Privacy Shield Framework and is therefore subject to the EU Commission's Appropriateness Decision (Implementation Decision 2016/1250), i.e. the data protection level of the service provider is recognised as equivalent to the GDPR, although it is based in the United States.

c)    Purpose of data processing
The intended purpose of the data processing is to aid in analysing this website and the usage behaviour of its visitors.

d)    Storage period
The data is made anonymous immediately after collection. Personal data is therefore only collected in the context of the transmission and is not permanently stored.

e)    Options for objection and erasure
You can prevent the storage of cookies, including the generation and transmission of data to Google, by restricting or prohibiting the use of cookies in your browser software. This may also result in the deactivation of cookies that are not related to Google and may impair your ability to use all of the functions of this website to their full extent.
You may prevent the collection of data generated by the cookie and related to your use (including your IP address) and its transmission to Google, as well as the processing of this data by Google, by downloading and installing the browser plug-in available under the following link: http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de

7.    SSL encryption
We use state-of-the-art encryption methods (e.g., SSL) via HTTPS to protect the security of your data during transmission.

Datenschutzerklärung

Den Schutz Ihrer Privatsphäre und Ihrer persönlichen Daten nehmen wir, die European Film Academy e.V. („EFA“), sehr ernst. Wir legen daher großen Wert darauf, dass Ihre Daten sicher sind und das bei der Datenverarbeitung die geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), eingehalten werden. Ferner stellen wir durch technische und organisatorische Maßnahmen sicher, dass Ihre Daten optimal gegen den unberechtigten Zugriff durch Dritte geschützt werden.

Diese Datenschutzhinweise gelten für das folgende Onlineangebot von EFA
https://www.europeanfilmacademy.org/

I.    ALLGEMEINE INFORMATIONEN

1.    Verantwortliche Stelle und betrieblicher Datenschutzbeauftragter

Verantwortliche Stelle für diese Website (https://www.europeanfilmacademy.org/) im Sinne der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten der Europäischen Union sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

European Film Academy e.V.
Kurfürstendamm 225, 10719 Berlin
Telefon: +49 (0)30 887 167 0
E-mail: efa(at)europeanfilmacademy.org

Datenschutzbeauftragter der o.g. verantwortlichen Stelle ist Rainer Pyls Er ist unter den oben angegebenen Kontaktdaten sowie unter privacy(at)europeanfilmacademy.org zu erreichen.

Im Folgenden informieren wir Sie über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten anlässlich oder im Nachgang zur Nutzung unserer Website. Personenbezogene Daten sind Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer identifizierten oder identifizierbaren natürlichen Person, z.B. Name, postalische Anschrift, E-Mail-Adressen, IP-Adressen, Nutzerverhalten usw.

2.    Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten
Wir erheben und verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur soweit dies für die Bereitstellung einer funktionsfähigen Website und unserer Inhalte und Angebote erforderlich ist und nachstehend beschrieben wird.

3.    Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist nur rechtmäßig, wenn für die Verarbeitung eine Rechtsgrundlage besteht. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung können gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. a – f DSGVO insbesondere sein:

•    Einwilligung gemäß Artikel 6 Absatz 1 lit. a DSGVO. Eine Einwilligung ist jede freiwillige für den bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer ausdrücklichen Erklärung oder einer sonstigen eindeutig bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist.

•    Erforderlichkeit zur Vertragserfüllung oder Durchführung vorbereitender Maßnahmen gemäß Artikel 6 Absatz 1 lit. b DSGVO, d.h. die Verarbeitung Ihrer Daten ist erforderlich, damit wir Ihnen gegenüber begründete vertragliche Pflichten erfüllen können oder um einen Vertragsschluss mit Ihnen vorzubereiten.

•    Verarbeitung zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen gemäß Artikel 6 Absatz 1 lit c DSGVO, d.h. dass z.B. aufgrund eines Gesetzes oder sonstiger Vorschriften eine Verarbeitung der Daten vorgeschrieben ist.

•    Verarbeitung zum Schutze lebenswichtiger Interessen der betroffenen Person gemäß Artikel 6 Absatz 1 lit d DSGVO.

•    Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen gemäß Artikel 6 Absatz 1 lit. f DSGVO, d.h. dass die Verarbeitung erforderlich ist, um berechtigte Interessen unsererseits oder Dritter zu wahren, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten Ihrerseits, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen, insbesondere dann, wenn es sich bei der betroffenen Person um ein Kind handelt.

4.    Betroffenenrechte
Ihnen stehen die nachfolgenden Rechte hinsichtlich der Datenverarbeitung durch uns gemäß den jeweils aufgeführten Artikeln der Datenschutzgrundverordnung zu:

•    Auskunftsrecht gemäß Art. 15 DSGVO
•    Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO
•    Löschungsrecht („Recht auf Vergessenwerden“) gemäß Art. 17 DSGVO
•    Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO
•    Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO
•    Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 DSGVO

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

5.    Datenlöschung und Speicherdauer
Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus dann erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde. Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.

II.    DATENVERARBEITUNG AUF UNSERER WEBSITE

1.    Datenerhebung beim Besuch der Webseite

Bei jedem Aufruf unserer Website erfassen unsere Systeme automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners:

a)    Umfang der Datenverarbeitung
Beim Besuch unserer Webseite werden durch unseren Webserver folgende Daten erfasst und gespeichert:

•    Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version
•    aufgerufene URL
•    Das Betriebssystem des Nutzers
•    Den Internet-Service-Provider des Nutzers
•    Die IP-Adresse des Nutzers
•    Datum und Uhrzeit des Zugriffs
•    Websites, von denen das System des Nutzers auf unsere Internetseite gelangt
•    Websites, die vom System des Nutzers über unsere Website aufgerufen werden

Die Daten werden in den Logfiles unseres Systems gespeichert. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers findet nicht statt.

Die Speicherung erfolgt auf angemieteten Servern bei der Firma Hetzner Online GmbH, die in unserem Auftrag vom systematrix Service UG (haftungsbeschränkt) gewartet werden. Die Server liegen innerhalb der Europäischen Union.

b)    Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Das berechtigte Interesse im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO liegt in der Funktionsfähigkeit unserer Webseite und deren Verfügbarkeit.

c)    Zweck der Datenverarbeitung
Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Website an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse des Nutzers für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben.
Die Speicherung der Daten erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung der Website und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. Eine Auswertung der Daten zu Marketingzwecken findet in diesem Zusammenhang nicht statt.

d)    Dauer der Speicherung
Die Logfiles werden nach sieben Tagen gelöscht, außer es besteht die Notwendigkeit aufgrund konkreter Ereignisse die Daten für den vorgenannten Zweck weiter vorzuhalten.
Eine darüberhinausgehende Speicherung ist möglich. In diesem Fall werden die IP-Adressen der Nutzer gelöscht oder verfremdet, sodass eine Zuordnung des zu einem konkreten Nutzer nicht mehr möglich ist.

e)    Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb der Internetseite zwingend erforderlich. Es besteht folglich seitens des Nutzers keine Widerspruchsmöglichkeit.

2.    Mitgliederkonto
a)    Umfang der Datenverarbeitung

Als Mitglied des European Film Academy e.V. haben Sie Zugang zum passwortgeschützten Mitgliederbereich („EFA Members‘ Area“) unserer Website. Hierzu müssen Sie sich mit Ihrer Mitgliedsnummer und Ihrem persönlichen Passwort anmelden.

Im Mitgliederbereich können Sie an Vorstands-, Präsidenten-, Filmwahlen (Nominierungs- und Preisträgerwahlen), an Abstimmungen über Satzungsänderungen und an Bewerbungsverfahren zum Vorstand teilnehmen. Sie können sich dort für die Teilnahme an der Verleihung des Europäischen Filmpreises anmelden. Sie haben die Möglichkeit Ihr Mitgliedsbeitragskonto, einschließlich der Mitgliedsbeitragsrechnungen einzusehen.

Im Mitgliederbereich bieten wir Ihnen außerdem Zugang zu Ihrem persönlichen Mitgliederprofil, in welchem Ihre personenbezogenen Daten aus dem Registrierungsformular zur Mitgliedschaft gespeichert sind: Vorname und Name, Berufsgruppe (membership category), Land für welches gewählt werden soll, (country for voting). Sie haben die Möglichkeit, die Angaben zu Ihrer Person in Ihrem persönlichen Mitgliederprofil um folgende Angaben zu ergänzen: Titel, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Postanschrift. Optional können Sie ein Profilbild von sich hochladen und folgende Daten angeben: Biographie bzw. Filmographie. Ferner können Sie festlegen, ob Ihr Mitgliederprofil lediglich für eingeloggte Mitglieder oder auch im öffentlichen Bereich der Website einsehbar ist. Wenn Sie sich für die Einsehbarkeit im öffentlichen Bereich der Website entscheiden, wird Ihr Mitgliederprofil unter der Rubrik „EFA Member“ in einem wechselnden Vorschaufenster angezeigt und kann von den Nutzern unserer Website dort sowie unter dem Menüpunkt „European Film Academy“ im Unterpunkt „Members“ in Detailansicht aufgerufen werden.

Ihre E-Mailadresse verwenden wir im Rahmen eines Mitglieder-E-Mail-Verteilers, für den Versand von Einladungen zu Mitgliederversammlungen, zur Teilnahme an verschiedenen Online-Wahlen (Vorstandswahlen, Präsidentenwahl, Filmwahlen), zu Abstimmungen über Satzungsänderungen oder sonstige Beschlussgegenstände sowie von Einladungen zum Europäischen Filmpreis und für Aufrufe zur Bewerbung auf Vorstandsämter. Außerdem verwenden wir Ihre E-Mailadresse für den Versand von allgemeinen Mitgliederinformationen, für den Versand des Newsletters (EFA eNews) und des EFA Magazins „CloseUp“.

Der Versand der Mitglieder-E-Mails, des Newsletters (EFA eNews) und des EFA Magazins „CloseUp“ erfolgt über einen von der Hetzner Online GmbH angemieteten Server, der in unserem Auftrag von der systematrix Service UG (haftungsbeschränkt) gewartet wird. Der Server liegt innerhalb der Europäischen Union. Eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Hetzner Online GmbH oder die systematrix Service UG (haftungsbeschränkt) erfolgt nicht.

Sollten Sie Ihr persönliches Passwort vergessen haben, bieten wir Ihnen die Möglichkeit, Ihr Passwort durch Eingabe Ihrer Mitgliedsnummer oder Ihrer im Mitgliederprofil hinterlegten E-Mail-Adresse zurückzusetzen. Bei Nutzung dieser Funktion übersenden wir Ihnen einen Link an die von Ihnen in Ihrem Mitgliederprofil hinterlegte E-Mail-Adresse zu der Stelle in Ihrem Mitgliederbereich wo Sie Ihr persönliches Passwort festlegen können.

b)    Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Mitgliederkonto erfolgt in der Regel aufgrund der Erforderlichkeit zur Erfüllung eines Vertrages gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Bei den Vertragsverhältnissen handelt es sich in erster Linie um das Mitgliedschaftsverhältnis im Verein und um die Teilnahme an Wahlen, Abstimmungen, Bewerbungen und Veranstaltungen.
Werden personenbezogene Daten erhoben, ohne dass die Verarbeitung zur Erfüllung des Vertrages erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung aufgrund einer Einwilligung nach Artikel 6 Abs. 1 lit. a) i.V.m. Artikel 7 DSGVO.

c)    Zweck der Datenverarbeitung
Die personenbezogenen Daten werden für die Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet. Ihre E-Mail-Adresse verwenden wir zur elektronischen Kontaktaufnahme zu Informationszwecken. Insbesondere für Einladungen zu Mitgliederversammlungen, zur Teilnahme an verschiedenen Online-Wahlen (Vorstandswahlen, Präsidentenwahl, Filmwahlen), zu Abstimmungen über Satzungsänderungen oder sonstige Beschlussgegenstände sowie von Einladungen und zur Anmeldung zum Europäischen Filmpreis und für Aufrufe zur Bewerbung auf Vorstandsämter.

d)    Dauer der Speicherung
Vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungsfristen werden Ihre Daten solange gespeichert, bis Sie sie aus Ihrem persönlichen Mitgliederprofil löschen. Sie können Ihr persönliches Mitgliederprofil auch jederzeit komplett löschen.

e)    Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Der Nutzer kann ein von ihm angelegtes persönliches Mitgliederprofil jederzeit löschen, bzw. hat die Möglichkeit, seine Einwilligung zur Verarbeitung der dafür gespeicherten personenbezogenen Daten zu widerrufen oder einer weiteren Nutzung zu widersprechen. Ein Widerspruch bzw. Widerruf führt automatisch zu einer Löschung des persönlichen Mitgliederprofils und aller darin gespeicherten Daten.

3.    Newsletter
a)    Umfang der Datenverarbeitung

Es besteht die Möglichkeit, auf unserer Webseite einen kostenfreien Newsletter (EFA eNews) zu abonnieren, mit welchem wir Sie ein bis zweimal monatlich im Jahresdurchschnitt über den Europäischen Filmpreis, die verschiedenen Aktivitäten, Projekte und Weiterbildungsveranstaltungen der European Film Academy informieren. Außerdem behandeln die EFA eNews aktuelle gesellschafts- und filmpolitische Themen. Als Empfänger des Newsletters erhalten Sie automatisch ebenfalls zweimal jährlich das EFA Magazin „CloseUp“. Dabei werden bei der Anmeldung zum Newsletter die Daten aus der Eingabemaske an uns übermittelt. Darüber hinaus werden das Datum und die Uhrzeit der Anmeldung für den Newsletter sowie die verwendete IP-Adresse gespeichert. Im Rahmen des Double-Opt-In-Bestätigungsprozesses Ihrer Newsletteranmeldung werden außerdem das Datum und die Uhrzeit zu der Sie den Bestätigungslink für die Newsletteranmeldung anklicken sowie die dabei verwendete IP Adresse gespeichert.  

Der Versand des Newsletters (EFA eNews) und des EFA Magazins „CloseUp“ an Ihre E-Mail-Adresse erfolgt über einen von der Hetzner Online GmbH angemieteten Server, der in unserem Auftrag von der systematrix Service UG (haftungsbeschränkt) gewartet wird. Der Server liegt innerhalb der Europäischen Union. Eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Hetzner Online GmbH oder die systematrix Service UG (haftungsbeschränkt) erfolgt nicht.

b)    Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten bei der Anmeldung für den Newsletter ist die damit erklärte Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit a DSGVO.

c)    Zweck der Datenverarbeitung
Zweck der Speicherung der E-Mailadresse ist die Möglichkeit der elektronischen Kontaktaufnahme zu Informationszwecken. Datum und IP Adresse der Anmeldung sowie der Bestätigung der Anmeldung werden erfasst, um die Einwilligung in den Newsletterversand beweissicher zu dokumentieren und Missbrauch auszuschließen.

Die Weitergabe an den Dienstleister erfolgt zum Zwecke des Versands der Newsletter als Massenversand.

d)    Dauer der Speicherung
Soweit Sie in den Empfang der Newsletter ausdrücklich eingewilligt haben, löschen bzw. sperren wir die E-Mailadresse für den Newsletterversand erst, nachdem Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben. Die im Zusammenhang mit der Bestätigung der Newsletterbestellung erhobenen Daten werden genauso lange gespeichert.

e)    Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Sie können Ihre Einwilligung zur Nutzung Ihrer E-Mailadresse für die Versendung unseres Newsletters jederzeit und ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, ohne dass Ihnen hierbei Kosten entstehen, die über die Gebühren Ihres Kommunikationstarifs hinausgehen. Sie können hierfür den Link, der in jedem Newsletter am Ende steht, betätigen oder uns Ihren Widerruf an die am Anfang dieser Erklärung angegebene Postanschrift oder an newsletter(at)europeanfilmacademy.org übersenden. Im Fall eines Widerrufs per Post oder E-Mail kann die Umsetzung der Löschung oder Sperrung bis zu 5 Werktage in Anspruch nehmen; in diesem Zeitraum kann es noch zu Newsletterversendungen kommen.  

4.    Kontaktseite
a)    Umfang der Datenverarbeitung

Wir bieten unter der Rubrik „Contact“ die Möglichkeit an, per E-Mail-Verlinkung mit uns in Kontakt zu treten. Dabei werden die mit der E-Mail übermittelten personenbezogenen Daten des Nutzers gespeichert.

b)    Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten, die im Zuge der Übersendung einer an uns gerichteten E-Mail übermittelt werden, ist Art. 6 Abs. 1 lit. f und ggfs. auch lit. a DSGVO. Das berechtigte Interesse im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO liegt in der Beantwortung einer Nutzeranfrage.

c)    Zweck der Datenverarbeitung
Zweck der Datenspeicherung ist die Kontaktaufnahme auf Wunsch des Websitenutzers.

d)    Dauer der Speicherung
Die Daten werden solange gespeichert, wie dies zur Erledigung der Anfrage, bzw. der sich hieran ggf. anschließenden Konversation notwendig ist. Soweit es sich hierbei um nach dem Handels- und Steuerrecht aufbewahrungspflichtige Handelsbriefe handelt, werden diese darüber hinaus für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist gespeichert.

e)    Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Der Nutzer hat jederzeit die Möglichkeit, seine Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widerrufen oder einer weiteren Nutzung zu widersprechen. Nimmt der Nutzer per E-Mail Kontakt mit uns auf, so kann er der Speicherung seiner personenbezogenen Daten jederzeit widersprechen. Eine Löschung kann nur erfolgen, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist gegeben ist; in diesem Fall werden die Daten aber für eine andere Verwendung gesperrt. In einem solchen Fall kann die Konversation nicht fortgeführt werden.

5.    Einsatz von Cookies
a)    Allgemeine Informationen zu Cookies

Zusätzlich zu den zuvor genannten Daten werden bei der Nutzung unserer Website Cookies auf Ihrem Rechner gespeichert. Bei Cookies handelt es sich um kleine Textdateien, die auf Ihrer Festplatte dem von Ihnen verwendeten Browser zugeordnet gespeichert werden und durch welche der Stelle, die den Cookie setzt, bestimmte Informationen zufließen. Cookies können keine Programme ausführen oder Viren auf Ihren Computer übertragen. Sie dienen dazu, das Internetangebot insgesamt nutzerfreundlicher und effektiver zu machen.

Diese Website nutzt folgende Arten von Cookies, deren Umfang und Funktionsweise im Folgenden erläutert werden:

–    Transiente Cookies,
–    Persistente Cookies.

Transiente Cookies werden automatisiert gelöscht, wenn Sie den Browser schließen. Dazu zählen insbesondere die Session-Cookies. Diese speichern eine sogenannte Session-ID, mit welcher sich verschiedene Anfragen Ihres Browsers der gemeinsamen Sitzung zuordnen lassen. Dadurch kann Ihr Rechner wiedererkannt werden, wenn Sie auf unsere Website zurückkehren. Die Session-Cookies werden gelöscht, wenn Sie sich ausloggen oder den Browser schließen.

Persistente Cookies werden automatisiert nach einer vorgegebenen Dauer gelöscht, die sich je nach Cookie unterscheiden kann. Sie können die Cookies in den Sicherheitseinstellungen Ihres Browsers jederzeit löschen.

Sie können Ihre Browser-Einstellung entsprechend Ihren Wünschen konfigurieren und z. B. die Annahme von Third-Party-Cookies oder allen Cookies ablehnen. Sog. „Third Party Cookies“ sind Cookies, die durch einen Dritten gesetzt wurden, folglich nicht durch die eigentliche Website auf der man sich gerade befindet. Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie durch die Deaktivierung von Cookies eventuell nicht alle Funktionen dieser Website nutzen können.

6.    Google Analytics
a)    Umfang der Datenverarbeitung

Unsere Website benutzt Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Inc. („Google“). Diese Software erhebt Informationen darüber wie Sie die Website nutzen und erstellt daraus verschiedene Statistiken. Zu den erhobenen Nutzungsdaten gehört insbesondere die konkrete Auswahl von Links, die Verweildauer auf einzelnen Seiten und Reihenfolge der Nutzung der Website, die Häufigkeit des Seitenaufrufs. Diese Daten werden gemeinsam mit Ihrer IP-Adresse erhoben. Die im Rahmen von Google Analytics von Ihrem Browser übermittelte IP-Adresse wird nicht mit anderen Daten von Google zusammengeführt.

Google Analytics verwendet sog. „Cookies“, Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung der Website durch Sie ermöglichen. Die durch den Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Website werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Wir haben eine sogenannte IP-Anonymisierung auf unserer Website aktiviert, d.h. die IP-Adresse wird von Google innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum vor einer Weiterübertragung in die USA zuvor gekürzt.

Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt. Google selbst beschreibt hier https://www.google.com/policies/privacy/ seine Datenverarbeitungstätigkeit.

b)    Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten bei der Nutzung der Website ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO liegt in dem Interesse an einer kundenorientierten Gestaltung der Website, die den Ansprüchen der Nutzer gerecht wird und deren Nutzungspräferenzen berücksichtigt. Rechtsgrundlage für die Weitergabe der Daten an Google sind Art. 28 Absatz 3, Art. 45 Absatz 3 DSGVO. Der Dienstleister ist unter dem Privacy Shield Framework zertifiziert und unterliegt daher der Angemessenheitsentscheidung (Durchführungsbeschluss 2016/1250) der EU-Kommission, d.h. das Datenschutzniveau bei dem Dienstleister ist als gleichwertig mit der DSGVO anerkannt, obwohl er seinen Sitz in den USA hat.

c)    Zweck der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung dient dem Zweck der Analyse dieser Website und des Nutzungsverhaltens ihrer Besucher.

d)    Dauer der Speicherung
Die Daten werden bereits direkt nach der Erhebung anonymisiert. Personenbezogene Daten werden daher nur im Rahmen der Übertragung erhoben und nicht dauerhaft gespeichert.

e)    Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Sie können die Speicherung der Cookies einschließlich der Generierung und Übertragung der Daten an Google dadurch verhindern, dass Sie der Setzung von Cookies in Ihrer Browser-Software einschränken oder untersagen. Dies kann dazu führen, dass gegebenenfalls auch nicht mit Google zusammenhängende Cookies deaktiviert werden und nicht sämtliche Funktionen dieser Website vollumfänglich genutzt werden können.
Sie können die Erfassung der durch das Cookie erzeugten und auf Ihre Nutzung bezogenen Daten (inkl. Ihrer IP-Adresse) und deren Übertragung an Google sowie die Verarbeitung dieser Daten durch Google verhindern, indem Sie das unter dem folgenden Link verfügbare Browser-Plugin herunterladen und installieren: http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de

7.    SSL-Verschlüsselung
Um die Sicherheit Ihrer Daten bei der Übertragung zu schützen, verwenden wir dem aktuellen Stand der Technik entsprechende Verschlüsselungsverfahren (z. B. SSL) über HTTPS.